Digitalisierung der Gesellschaftsgründung

Infolge der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1151 in spanisches Recht wurden einige Gesetze geändert, um bestimmte notarielle und Registerverfahren ohne die physische Anwesenheit des Geschäftsherrn sowie die Gründung von Gesellschaften mit beschränkter Haftung vollständig auf telematischem Wege zu ermöglichen.

 Die wichtigsten Neuerungen, die durch diese Umsetzung eingeführt wurden, sind die folgenden:

• Unbeschadet der Möglichkeit, weiterhin die bereits im Gesetz vorgesehenen Verfahren zu nutzen, können spanische Gesellschaften mit beschränkter Haftung (sociedades de responsabilidad limitada), sofern es sich bei den Einlagen der Gesellschafter um Bareinlagen handelt, durch ein reines Online-Verfahren gegründet werden.
• Diese Bareinlagen müssen mittels eines in der Europäischen Union weit verbreiteten elektronischen Zahlungsinstruments erfolgen, das die Identifizierung der Person, die die Zahlung geleistet hat, ermöglicht und von einem in einem Mitgliedstaat niedergelassenen Anbieter elektronischer Zahlungsdienste oder Finanzinstitut bereitgestellt werden muss.
• Die Dokumentation, die Bewertung und die Überweisung der Bareinlagen hat auf elektronischem Wege zu erfolgen, wobei der Notar erforderlichenfalls zu prüfen hat, ob die Realität und gegebenenfalls die Bewertung der Einlagen akkreditiert wurden.
• In der notariellen Gründungsurkunde können die Gründungsgesellschafter das Standardformular zur Gründung mit einer Standardsatzung   verwenden, deren Inhalt durch eine Verordnung vorgegeben wird.
• Bei Verwendung von Urkunden in standardisiertem Format mit kodierten Feldern und Standardsatzung erfolgt die Gründung innerhalb von sechs Arbeitsstunden ab dem Tag nach Eingang der Anmeldung.
• Obwohl die Gründungsgesellschafter im Falle einer reinen Online- Gründung nicht verpflichtet sind, persönlich vor dem Notar zu erscheinen, kann der Notar aus Gründen des öffentlichen Interesses und zur Vermeidung von Identitätsfälschungen das einmalige physische Erscheinen der Beteiligten verlangen, um die tatsächliche Identität des Gründers zu überprüfen. In diesem Fall muss der Notar die Begründung für das Erfordernis der physischen Anwesenheit, der an der Errichtung der Urkunde beteiligten Personen der Gründungsurkunde beifügen. Es versteht sich, dass der Notar die Anwesenheit der Gründungsgesellschafter verlangen kann, wenn der begründete Verdacht einer Identitätsfälschung oder eines Verstoßes gegen die Vorschriften über die Rechtsfähigkeit oder die Befugnis der Antragsteller zur Vertretung einer Gesellschaft besteht. Dieser Verdacht muss sich auf Informationen stützen, die den Behörden vorliegen.
• Sonstige eintragungspflichtige Geschäfte und Geschäfte zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Betrieb der nach diesem Verfahren gegründeten Gesellschaften, können ebenfalls online getätigt werden (z.B. die Beurkundung einer Kapitalerhöhung mit Bareinlagen).

Das spanische Notariatsgesetz wurde geändert, um die Einrichtung eines elektronischen Notariats (der sogenannte Portal Notarial del Ciudadano) zu ermöglichen, wobei der Generalrat der Notare (Consejo General del Notariado) für dessen Führung und Verwaltung verantwortlich ist. Die entsprechenden Änderungen des Notariatsgesetz betreffen insbesondere die folgenden Punkte:

• Über dieses elektronische Notariat kann der Erblasser oder derjenige, der ein berechtigtes Interesse nachweist, beim Notar elektronische oder Papierkopien der Urkunden anfordern. Auf diese Weise, können die Notare beglaubigte Abschriften mit ihrer anerkannten elektronischen Signatur zu den gleichen Bedingungen wie Abschriften in Papierform, sowie einfache elektronische Abschriften zu rein informativen Zwecken, ausstellen.
• Ein neuer Artikel, der die Möglichkeit vorsieht, bestimmte Urkunden per Videokonferenz und bei rein elektronischem Erscheinen zu erteilen, sowie Bestimmungen zur Sicherheit und Archivierung enthält, wird eingeführt.  Zu den Dokumenten, die per Videokonferenz ausgestellt werden können, gehören unter anderem der Widerruf von Vollmachten oder die Erteilung von Vollmachten, das Protokoll von Hauptversammlungen oder die Legitimierung von Unterschriften.