El registro retributivo no debe recoger información salarial individualizada

En España, todas las empresas están obligadas a contar con un registro retributivo anual que incluya los valores medios de los salarios de su plantilla, desagregados por sexo y distribuido por grupo o categoría profesional, puesto, nivel o puesto de igual valor (art. 28.3 del ET).

Sin embargo, ¿Qué ocurre cuando en una categoría o puesto solo hay una persona o muy pocas, de manera que el salario de la persona está identificado o es identificable?  ¿Debe la empresa incluir en esos casos la información en el registro salarial? ¿Puede la representación legal de las personas trabajadoras acceder a esos datos?

El Tribunal Supremo (TS) ha resuelto que no. En su reciente Sentencia nº 1302/2024, de 21 de noviembre  (ECLI:ES:TS:2024:5709), el TS ha concluido que el registro retributivo no debe contener los datos salariales individualizados de las personas trabajadoras. Los argumentos principales en los que se basa la Sala son los siguientes:

• Interpretación literal de la normativa española relativa al registro salarial: tanto el art. 28.3 del ET como el Real Decreto 902/2020 que lo desarrolla, exigen que el registro retributivo contenga las medias aritméticas y medianas” de los salarios, exigiendo, por tanto, “valores medios” o datos “promediados” y no valores individualizados.
• Directiva Europea sobre transparencia salarial: la Directiva (EU) 2023/970 -cuya transposición en España debe producirse antes del 7 de junio de 2026 - también está llena de referencias a niveles retributivos “medios” (ver nuestro anterior Post | Las empresas deberán justificar la brecha salarial a partir del 15%). Además, también recuerda la obligación de cumplir con la normativa comunitaria en materia de protección de datos y que se debe evitar la divulgación directa o indirecta de información que permita identificar a una persona trabajadora.
• Protección de datos: tanto el Reglamento General de Protección de datos como la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) exigen que, para tratar los datos personales de la plantilla, como pueden ser sus datos salariales, debe existir una base legal que lo justifique. Sin embargo, la normativa actual no proporciona una base legal clara para incluir los datos salariales individualizados en el registro salarial y carece de las medidas de seguridad necesarias para proteger estos datos.
• Principio de minimización de los datos: este principio exige que solo deben tratarse aquellos datos personales que sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados. En este caso, la finalidad es igualitaria (razón por la cual los valores medios de la retribución deben de estar desagregados por sexo), siendo lo importante la comparativa mujeres y hombres y no la retribución individualizada de cada persona trabajadora.

En consecuencia, el TS concluye que la normativa actual en materia de transparencia salarial no ofrece una base legítima clara para la inclusión de datos salariales individualizados de la plantilla en el registro retributivo, lo que afectaría a su derecho de protección de datos personales.

Por todo ello, se ha determinado que las empresas no están obligadas a incluir datos retributivos individualizados en sus registros salariales ni, por tanto, a facilitarlos a la representación legal de las personas trabajadoras.

Este pronunciamiento es esencial para las empresas en orden a una gestión de la información salarial de su plantilla con mayor seguridad jurídica, especialmente en la elaboración del registro retributivo anual, pero también en las negociaciones de los planes de igualdad, en los que, indirectamente se aborda la transparencia salarial a través de las auditorías salariales. A raíz de esta Sentencia, las empresas deberán revisar los registros retributivos para asegurar que la información se facilite de conformidad con sus criterios, para lo cual es esencial contar con personal experto en su elaboración.

En todo caso, habrá que seguir de cerca la transposición de la Directiva de transparencia retributiva, pues podría modificar el alcance de las obligaciones actualmente exigibles en esta materia.