Die oben genannte Verordnung (EU) 2020/1784 (im Folgenden „die Verordnung“) tritt mit wenigen Ausnahmen am 1. Juli 2022 in Kraft und ersetzt die Verordnung (EC) 1393/2007.
Primäre Zielsetzung der Verordnung ist es, die Übermittlung und Zustellung gerichtlicher und außergerichtlicher Schriftstücke zu verbessern und zu beschleunigen.
Hierzu enthält die Verordnung drei Maßnahmen:
- Einführung eines dezentralen IT-Systems,
- Unterstützung bei der Ermittlung von Anschriften und
- die Möglichkeit der elektronischen Zustellung in bestimmten Fällen.
- Einführung eines dezentralen IT-Systems
Zuzustellende Schriftstücke werden gemäß Artikel 5 der Verordnung über ein dezentrales IT-System übermittelt. Dieses IT-System soll das Hauptinstrument für die Übermittlung von Schriftstücken innerhalb der EU werden. Alternative Übermittlungswege sollen nur zum Einsatz kommen, wenn die Übermittlung durch das dezentrale IT-System aufgrund einer Störung des Systems oder aus anderen Gründen nicht möglich ist.
Das dezentrale IT-System soll 2025 zur Anwendung kommen. Hierdurch werden alle Übermittlungs- und Empfangsstellen der Mitgliedstaaten dauerhaft miteinander verbunden, wodurch eine direkte Übermittlung und Zustellung innerhalb der EU möglich ist und die Übertragungsdauer verkürzt wird.
2. Unterstützung bei der Ermittlung von Anschriften.
Die Verordnung garantiert, dass die Mitgliedstaaten betroffene Personen bei der Ermittlung von Anschriften unterstützen müssen, wenn die Anschrift des Zustellungsempfängers nicht bekannt ist (Art. 7 der Verordnung).
Hierbei kann wie folgt vorgegangen werden:
a) durch Angabe der zuständigen Behörden, an welche die Übermittlungsstellen Ermittlungsanfragen richten können;
b) Auskunftsanfragen aus anderen Mitgliedstaaten bezüglich der Anschriften von Empfängern können mittels eines auf dem Europäischen Justizportal verfügbaren Standardformulars direkt an das Einwohnermeldeamt oder andere öffentlich zugängliche Datenbanken gerichtet werden;
c) durch Bereitstellung ausführlicher Informationen im Europäischen Justizportal über die Ermittlung von Anschriften der jeweiligen Empfänger.
Zudem müssen die Staaten die Angaben der Kommission mitteilen, damit diese sie im Europäischen Justizportal zur Verfügung stellt.
Hierdurch sollen die Übermittlung und Zustellung der Schriftstücke erleichtert werden, z.B. in den Fällen, in denen einer Person ein Schriftstück zugestellt oder übermittelt werden soll, deren inländische Anschrift unbekannt, jedoch eine ausländische Anschrift vorhanden ist.
3. Die elektronische Zustellung
Neu geregelt wird außerdem die Möglichkeit mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung Schriftstücke per E-Mail zuzustellen, sofern eine Empfangsbestätigung inklusive Empfangsdatum vorhanden ist (Art. 19 Ab. 1 b) der Verordnung).
Dies ermöglicht den Parteien eines privatrechtlichen Vertrags, verbindliche Klauseln über Zustellung per E-Mail zu vereinbaren, wobei diese Klauseln die zuvor genannten Voraussetzungen erfüllen müssen, um wirksam zu sein.
Für den Fall der Annahme der Verweigerung von Schriftstücken ist Folgendes vorgesehen:
Ein Empfänger darf die Annahme des zuzustellenden Schriftstücks ablehnen, wenn das Schriftstück weder in einer Sprache, der der Empfänger mächtig ist, noch in der Amtssprache des Empfangsmitgliedstaats abgefasst ist und keine Übersetzung des Schriftstücks in einer dieser Sprachen beigefügt ist. Dies hat sich im Vergleich zur Verordnung 1393/2007 nicht geändert. Der einzige Unterschied ist die Erweiterung der Verweigerungsfrist. Annahmeverweigerung wird nach der neuen Verordnung innerhalb von zwei Wochen (14 Kalendertagen) ab dem Zeitpunkt der Zustellung gemäß Art. 12 Abs. 3 der Verordnung möglich sein. Aus diesem Grund ist es dringend notwendig, die empfangenen Schriftstücke zu überprüfen, um unvollständige Schriftstücke mit dem beigefügten Formblatt L des Anhangs I oder einer schriftlichen Erklärung fristgerecht zurückzusenden.
Fazit
Entsprechend der neuen Verordnung wird es ab Juli 2022 möglich sein, gerichtliche und außergerichtliche Schriftstücke mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung per E-Mail zuzustellen. Ebenso muss spätestens im Jahr 2025 ein IT-System zur Verfügung stehen, womit Übermittlungs- und Empfangsstellen die Übermittlung und Zustellung gerichtlicher und außergerichtlicher Schriftstücke durchführen können.
Neben dieser digitalen Neuerung garantiert die neue Verordnung den Betroffenen Unterstützung bei der Ermittlung von Anschriften und eine Erweiterung der Frist zur Annahmeverweigerung eines Schriftstücks.