La revisión de los códigos de uso de dispositivos digitales

Las políticas de uso de dispositivos digitales de muchas empresas, especialmente si son anteriores a la aprobación de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), puede que deban actualizarse conforme a la evolución legislativa y de la doctrina de los tribunales en esta materia.

Esta circunstancia suscita la necesidad en las empresas de actualizar el contenido de dichas políticas, para adecuarlas a los avances jurídicos y tecnológicos. Así ha acontecido en el caso de la reciente Sentencia del Tribunal Supremo (TS), Sala de lo Social, núm. 225/2024, de 6 de febrero (ECLI:ES:TS:2024:566), objeto de la presente publicación.

La empresa ya tenía establecida, antes de la LOPDGDD, una prohibición de uso de dispositivos digitales con fines distintos de los profesionales que recogía en el clausulado de los contratos de trabajo. En enero de 2022, comunicó unilateralmente a la plantilla lo que presentaba como un mero recordatorio de dicha prohibición, si bien aprovechó dicha notificación para especificar el alcance de la prohibición, clarificando sus facultades de acceso a dichos dispositivos, entre otros puntos.

El vigente artículo 87 LOPDGDD, sin embargo, regula hoy esta materia con mayor detalle que en el pasado, estableciendo las reglas siguientes:

• que las empresas deben disponer de normas o criterios que regulen los usos de dispositivos digitales en el ámbito laboral;
• que dichos criterios deben respetar los derechos de las personas trabajadoras (entre otros, el derecho a la intimidad, secreto de las comunicaciones, protección de datos, desconexión digital y dignidad);
• que deben ajustarse a las previsiones contenidas en los convenios colectivos vigentes en cada momento; y
• que, en su elaboración, deben participar los representantes legales de las personas trabajadoras (RLPT).

A la vista del marco regulador vigente, y alineándose con la Sentencia recurrida (de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional núm. 114/2022, de 22 de julio), el TS confirma en casación la nulidad de la comunicación efectuada por la empresa demandada relativa al uso de los equipos informáticos y acceso a Internet, con base en las siguientes consideraciones:

• el artículo 87.3 LOPDGDD resulta una especificación, para un ámbito determinado, del genérico poder de dirección del artículo 20.3 ET, que legalmente se explica porque, en tal ámbito, la intimidad de la persona trabajadora resulta especialmente sensible;
• el mandato del artículo 87.3 LOPDGDD tiene carácter imperativo en los supuestos en los que el trabajo se realice mediante dispositivos digitales y, aunque el mandato no tiene efectos retroactivos, cualquier modificación de los criterios previamente establecidos a la entrada en vigor de la LOPDGDD, o cualquier especificación de estos, ampliación o restricción debe seguir las normas establecidas en la ley vigente;
• en el caso concreto, no estamos en presencia de un mero recordatorio, sino ante una modificación y, en todo caso, una actualización de los criterios que venían rigiendo en la empresa y que, consecuentemente, debieron ser fijados con la participación de la RLPT.

De este modo, el TS concluye que la intervención de la RLT debe producirse no solo en el momento de la elaboración inicial de la política de uso, sino también en fases posteriores, esto es, cuando se introduzcan modificaciones, concreciones, aclaraciones o actualizaciones de tales criterios; y ello incluso aunque tales criterios de uso hayan sido confeccionados con anterioridad a la entrada en vigor de la actual LOPDGDD.

En definitiva, a la vista de este pronunciamiento, resulta conveniente que las empresas que planeen comunicaciones a la plantilla relativas a las políticas de uso de dispositivos digitales se asesoren oportunamente al objeto de:

• realizar un análisis jurídico para definir la naturaleza de la decisión y concluir si nos encontramos ante una modificación en los términos expuestos por el TS;
• llevar a cabo, en su caso y cumpliendo con las pertinentes garantías legales, la preceptiva negociación con la RLPT.

De ello dependerá la procedencia o nulidad de la decisión empresarial.

Se trata de un relevante pronunciamiento del TS en materia de derechos y garantías de las personas trabajadoras en el entorno digital, que evidencia, de nuevo, el crucial papel de la negociación colectiva en la configuración de las relaciones laborales.