Obligaciones corporativas anuales de sociedades colombianas

ASPECTOS CLAVE

1. Realizar la reunión ordinaria del máximo órgano social para considerar informe de gestión y estados financieros.
2. Renovar la matrícula mercantil.
3. Actualizar información en el RNBD.
4. Depositar estados financieros en la Cámara de Comercio.
5. Reportar información financiera y empresarial a la Superintendencia de Sociedades.
6. Cumplir obligaciones SAGRILAFT y PTEE.
7. Actualizar información beneficiario final.

Recuerde que su empresa tiene plazo antes de que finalice el mes de marzo de 2025 para:

1. Realizar la reunión ordinaria de la asamblea de accionistas o junta de socios y, según corresponda, de la junta directiva, en la cual, entre otras cosas, se deben considerar los informes de gestión de los administradores, los balances de fin de ejercicio del año inmediatamente anterior y la distribución de utilidades, conforme a las disposiciones legales y estatutarias aplicables.

Recuerde que, con ocasión del Decreto 046 de 2024, se abre la posibilidad de que el máximo órgano de una sociedad imparta autorizaciones generales para la celebración de operaciones recurrentes y del giro ordinario de la compañía durante un determinado ejercicio social, que puedan implicar para los administradores la existencia de un conflicto de interés o una situación de competencia con la sociedad; para ello, deberán cumplirse los requisitos previstos en la normativa aplicable. Por consiguiente, la reunión ordinaria es una oportunidad conveniente para someter a consideración la autorización general respectiva. Adoptada la decisión, se recomienda llevar el registro fidedigno de las operaciones, dado que la norma sugiere que este forme parte del informe de gestión de los administradores a ser presentado en la asamblea del siguiente año.

2. Renovar la matrícula mercantil y la de los establecimientos de comercio.

3. Actualizar la información reportada ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

En cuanto a los estados financieros de fin del ejercicio de 2024, recuerde: 

1. Validar si está obligado a reportar información financiera y/o prácticas empresariales ante la Superintendencia de Sociedades u otra autoridad competente, ya sea por ser una sociedad vigilada o controlada, o por haber sido requerida en su condición de sociedad inspeccionada. En caso de ser aplicable, remitir los informes 01 y 01A – Estados Financieros y 42 – Prácticas Empresariales, dentro de los plazos establecidos por la Superintendencia de Sociedades.

2. Cuando los estados financieros no sean depositados ante la Superintendencia de Sociedades, según el caso, depositarlos ante la cámara de comercio del domicilio de la sociedad, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, dentro del mes siguiente a su aprobación.

Adicionalmente, recuerde llevar a cabo las siguientes actividades: 

1. En caso de ser aplicable, reportar o informar los cambios sustanciales que su empresa tenga conforme a la ley (situación de control o grupo empresarial, actualización de la información sobre beneficiarios finales en el RUB, entre otros). 

2. Pagar la contribución y las tasas aplicables a las sociedades sometidas a la vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, en los términos definidos por dicha entidad.

3. Validar si su empresa está obligada a implementar SAGRILAFT y programas de transparencia y ética empresarial (PTEE) conforme a los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades u otras normas que, por razón de su objeto, le sean aplicables. De ser aplicable, remitir los informes 58 – Oficiales de Cumplimiento y 75 – SAGRILAFT y PTEE, dentro de los plazos establecidos por la Superintendencia de Sociedades.

4. En materia de programas de cumplimiento, convendrá validar si a su empresa le aplica la recomendación de la Superintendencia de Sociedades de diligenciar y remitir el reporte de sostenibilidad, en virtud del cual se identifican, evalúan, previenen, controlan y mitigan los impactos ambientales, sociales, económicos, financieros y de gobernanza, según lo dispuesto en el capítulo XV de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.

Este documento busca facilitar el cumplimiento de las principales obligaciones corporativas a cargo de las empresas. No comprende una asesoría legal específica, ni incluye obligaciones de otra naturaleza.