La IA en el entorno laboral: impacto en la gestión empresarial

La Inteligencia Artificial (IA) está transformando rápidamente el entorno laboral, ofreciendo tanto oportunidades como desafíos. La IA en las relaciones laborales tiene dos grandes aplicaciones hoy en día:

• La IA como herramienta de gestión de personal, incluyendo evaluación de candidatos, promociones profesionales, asignación de tareas y distribución de tiempo de trabajo; y
• La IA como herramienta de trabajo puesta a disposición del personal para, fundamentalmente, mejorar la productividad. En ambas facetas, las empresas deben cumplir, al menos en España y Portugal, una serie de obligaciones legales y recomendaciones prácticas para evitar sanciones y garantizar una gestión responsable. En este artículo analizamos las recientes novedades en Europa que afectan al uso de la IA en la gestión de personal y como herramienta de trabajo.

La IA como herramienta de gestión de personal

• La primera norma que, de manera expresa, introdujo obligaciones para el uso de la IA como herramienta de gestión la encontramos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), cuyos artículos 13.2.f), 14.2.g), 15.1.h), 22 o 35.3.a), regulan las decisiones individuales automatizadas y establecen, entre otras cuestiones, obligaciones de información y de evaluación de impacto. Además, reconoce a los empleados el derecho a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado, salvo excepciones específicas.
• Al RGPD le siguió, en España, la reforma introducida en el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores a través de la Ley 12/2021 —la conocida como "Ley Rider"—, obligando a las empresas a informar a la representación legal de la plantilla a ser informada de “los parámetros, reglas e instrucciones” de los algoritmos y sistemas de IA que afectan a las condiciones de trabajo —para conocer el alcance de esta obligación, véase el Post | El deber de información algorítmica no incluye desvelar el código fuente—.
• En Portugal, la Agenda del Trabajo Digno introdujo varios cambios en el Código del Trabajo —véase la Guía Práctica Agenda del Trabajo Digno—. Desde mayo de 2023, se prevé un deber de información tanto a los trabajadores de manera individual como a las comisiones de trabajadores y a los delegados sindicales (en cuanto a estos últimos, hay información de consulta, además) en materia de algoritmos y sistemas de IA que afecten la toma de decisiones sobre las condiciones de trabajo, así como el acceso y el mantenimiento del empleo, incluyendo la elaboración de perfiles y el control de la actividad profesional.
• En vigor desde agosto de 2024, el Reglamento de Inteligencia Artificial (RIA), publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea (DOUE) el pasado 12 de julio de 2024, prohíbe el uso de sistemas de IA para inferir las emociones de una persona física en el lugar de trabajo, excepto por motivos médicos o de seguridad. Además, clasifica como de alto riesgo aquellos sistemas de IA destinados a: (i) la contratación o la selección de personal; y (ii) la toma de decisiones que afecten a las condiciones laborales, la asignación de tareas a partir de comportamientos individuales o rasgos o características personales, así como para supervisar y evaluar el rendimiento y el comportamiento del personal —para más información, véase Reglamento de IA: Guía Práctica—.
  
  La clasificación de un sistema como de alto riesgo impone a las empresas una serie de obligaciones, en el plano laboral, como son llevar a cabo una evaluación de impacto relativa a los derechos fundamentales, preavisar al personal y a su representación legal de la puesta en funcionamiento de dicho sistema “con arreglo a las normas y procedimientos establecidos en el Derecho de la Unión y nacional y conforme a las prácticas en materia de información a los trabajadores y sus representantes”, así como reconocer el derecho a una explicación clara y significativa del papel de la IA en la toma de decisiones y a garantizar la supervisión humana. Estas obligaciones entrarán en vigor a partir del 2 de agosto de 2026, sin perjuicio de las obligaciones ya existentes en cada país.

La IA como herramienta de trabajo

Aunque la regulación específica sobre el uso de la IA como herramienta de trabajo no está expresamente desarrollada ni en la legislación nacional ni en la legislación europea, existen recomendaciones y buenas prácticas que las empresas deben seguir para evitar conflictos y problemas de gestión.  

En efecto, es aconsejable que las empresas que permitan el uso de IA como herramienta de trabajo:

• Lleven a cabo auditorías internas y externas para asegurar que el uso de la IA cumpla con el RIA y otras normativas. Estas auditorías ayudan a identificar y corregir posibles problemas y garantizan un uso ético y seguro de la tecnología.
• Organicen y ofrezcan formación continua a los empleados sobre el uso técnico y ético de las herramientas de IA. Esto incluye la comprensión de las implicaciones legales y la correcta gestión de datos conforme a la regulación europea.
• Establezcan políticas internas sobre el uso de IA en el lugar de trabajo, estableciendo límites y condiciones para su uso responsable y alineado con los objetivos corporativos, asegurando transparencia y equidad.
• Garanticen que la integración de herramientas de IA está en consonancia con otras políticas internas existentes, especialmente aquellas relacionadas con la protección de datos y el uso de dispositivos digitales.
• Comuniquen de manera clara y abierta a los empleados sobre el uso de la IA, explicando los beneficios, riesgos y medidas de mitigación, para fomentar la confianza y la colaboración.
• Supervisen el impacto de la IA en la seguridad y salud de los empleados, monitoreando posibles efectos adversos y tomando medidas correctivas cuando sea necesario.
• Adopten medidas robustas de seguridad informática para proteger los sistemas y datos contra ciberataques y accesos no autorizados, incluyendo la actualización regular de software y sistemas de seguridad.
• Establezcan procesos continuos de seguimiento y evaluación del uso de la IA que les permitan adaptarse rápidamente a los cambios y garantizar un uso beneficioso y seguro de la tecnología.

En el capítulo de formación, es importante tener en cuenta que, a partir del próximo 2 de febrero de 2025, los proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA deberán adoptar medidas para garantizar que, en la mayor medida posible, el personal que se encargue en su nombre del funcionamiento y la utilización de sistemas de IA tenga un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA, teniendo en cuenta sus conocimientos técnicos, su experiencia, su educación y su formación, así como el contexto previsto de uso de los sistemas de IA y las personas o los colectivos de personas en que se van a utilizar dichos sistemas. Esta nueva obligación no solo refuerza la seguridad y el uso ético de la tecnología, sino que también puede posicionar a las organizaciones como referentes en la implementación de prácticas responsables y sostenibles en el ámbito tecnológico.

Conclusión

La IA se ha convertido en una herramienta esencial en el ámbito laboral, ya sea para la gestión de personal o como instrumento de trabajo. Es crucial aprovechar su potencial de manera responsable, proporcionando formación e información clara para maximizar los beneficios de la IA mientras se minimizan los riesgos.

“With great power comes great responsibility”

Frase popularizada por Marvel en la película SpiderMan.