Voraussetzungen einer rechtmäßigen E-Mail-Kontrolle der Arbeitnehmer

Das Recht des Arbeitgebers auf Überwachung seiner Arbeitnehmer ist mit den Rechten und Interessen des Arbeitnehmers abzuwägen. Die Rechte, die bei unzulässiger Kontrolle der Arbeitnehmer betroffen sein könnten, sind insbesondere das Recht auf Privatsphäre, das Recht auf den Schutz personenbezogener Daten und das Recht auf die Vertraulichkeit der Kommunikation. Dieses Spannungsverhältnis zwischen dem berechtigten Interesse des Arbeitgebers an einer sorgfältigen Aufklärung eines Sachverhalts (zum Beispiel im Falle einer internen Untersuchung) oder an der Sicherstellung von Beweismitteln (im Hinblick auf die mögliche Kündigung eines Arbeitnehmers), und dem Recht des Arbeitnehmers an seiner Privatsphäre am Arbeitsplatz kann zu vielschichtigen und komplexen Konflikten zwischen den Parteien führen. Spaniens Oberster Gerichtshof (Tribunal Supremo) hat sich in den letzten Jahren mehrfach - insbesondere im Bereich des Arbeitsrechts - mit dieser Problematik auseinandergesetzt. Die strafrechtliche Rechtsprechung ist hingegen überschaubarer, weshalb das jüngste Urteil der Strafkammer des Obersten Gerichtshofs von grundlegender Bedeutung und besonderer Tragweite sein dürfte.

Mit Urteil vom 22. April 2021 (Urteil Nr. 328/2021) wurde der Alleingesellschafter und Alleingeschäftsführer einer Gesellschaft wegen Aufdeckung von Geheimnissen und Verletzung der Privatsphäre (auf Spanisch, „delito de descubrimiento y revelación de secretos“) gemäß Artikel 197.1 des Spanischen Strafgesetzbuchs schuldig gesprochen und zu einer Freiheitsstrafe von einem Jahr verurteilt. Es wurde für erwiesen erachtet, dass der Alleingesellschafter und Alleingeschäftsführer der Gesellschaft zur Ermittlung eines Sachverhalts sowohl auf die geschäftlichen als auch auf die privaten E-Mails eines Arbeitnehmers zugegriffen hat. Hintergrund war der Verdacht, der Arbeitnehmer habe sich seinerseits rechtswidrig verhalten. Obwohl es tarifvertraglich untersagt war, hatte sich der Arbeitnehmer auf seinem Arbeitscomputer einen Zugang zu seinem privaten E-Mail-Konto eingerichtet. Nach Ansicht des Obersten Gerichtshofs rechtfertigen weder das tarifvertragliche Verbot der privaten Nutzung des Arbeitscomputers noch der Umstand, dass die Passwörter für den Zugang zum geschäftlichen E-Mail-Konto mit allen Arbeitnehmern geteilt wurden, den Zugriff des Arbeitgebers auf das private E-Mail-Postfach des Arbeitnehmers. Der Verstoß gegen die Vereinbarungen des Tarifvertrags könne entsprechend tarifvertraglich sanktioniert werden, stelle aber keine Rechtfertigung für einen (rechtswidrigen) Eingriff in die Privatsphäre des Arbeitnehmers dar. Zwar stellte der Oberste Gerichtshof fest, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich vereinbaren können, dass der E-Mail-Verkehr des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber überwacht wird und der Arbeitnehmer dahingehend auf seine Privatsphäre verzichtet. Allerdings muss der Ausschluss der Privatsphäre ausdrücklich erfolgen und nicht lediglich dem mutmaßlichen Willen des Arbeitnehmers entsprechen.

Vor diesem Urteil hatten zwei andere Urteile, namentlich das Urteil Nr. 528/2014 vom 16. Juni und das Urteil Nr. 489/2018 vom 23. Oktober die strafrechtliche Rechtsprechung in diesem Bereich geprägt. Mit Urteil vom 16. Juni stellte der Oberste Gerichtshof fest, dass der Zugriff auf nicht gelesene E-Mails des Arbeitnehmers nur dann erfolgen dürfe, wenn eine richterliche Genehmigung vorliege. Als Begründung führte der Oberste Gerichtshof an, dass in einem solchen Fall auch das Recht des Arbeitnehmers auf Vertraulichkeit seiner Kommunikationen betroffen sei. Im zweiten Urteil schließt sich die Strafkammer der Rechtsprechung der Arbeitskammer an, die die Rechtmäßigkeit nach Maßgabe der vom EGMR im Fall „Barbulescu gegen Rumänien“ (Urteil vom 5. September 2017) aufgestellten Grundsätze bestimmt. Hiernach dürfen Arbeitgeber die Internetkommunikation ihrer Beschäftigten überwachen, sofern die Überwachung verhältnismäßig ist. Voraussetzung dafür ist insbesondere, dass der Beschäftigte vorab über den Umstand der Überwachung sowie über die Art und das Ausmaß der Überwachung informiert worden ist.

Zusammenfassend lassen sich folgende Anforderungen für die Rechtmäßigkeit der Überwachung des E-Mail-Kontos des Arbeitnehmers aufstellen:

• Erstens soll der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Kontos ausdrücklich untersagen, sodass der Arbeitnehmer dahingehend bereits keinen Anspruch auf Privatsphäre hat. Auch soll der Arbeitgeber den Arbeitnehmer ausdrücklich darüber informieren, dass unter bestimmten Umständen seine E-Mails eingesehen werden können. Dies geschieht in der Praxis oft durch eine schriftliche Regelung in Form einer sog. „IT-Richtlinie“, die die Privatnutzung und die Zugriffsmöglichkeiten des Arbeitgebers auf die geschäftlichen E-Mails regelt.
• Zweitens muss nach Maßgabe der oben erwähnten strafrechtlichen Rechtsprechung der Eingriff in die Rechte des Arbeitnehmers auch dem sogenannten „Barbulescu Test“ (Geeignetheit, Erforderlichkeit und Angemessenheit) standhalten. Nach den „Barbulescu Kriterien“ müssen, damit eine Überwachungsmaßnahme (in diesem Fall, der Zugriff auf die E-Mails des Arbeitnehmers) als zulässig eingestuft werden kann, folgende Voraussetzungen erfüllt sein: (i) die Maßnahme muss ein geeignetes Mittel für die Erreichung des Zwecks sein, (ii) es darf kein gleichsam effektives milderes Mittel zur Zweckerreichung in Betracht kommen, und (iii) es liegt ein begründeter Verdacht eines Verstoßes oder einer Straftat vor, der den Zugriff rechtfertigt.

Nach alledem können sich auch Arbeitgeber durch rechtswidrige Beweisbeschaffung oder unzulässige Überwachungsmaßnahmen im Rahmen einer internen Untersuchung strafbar machen. Bei Verdachtsfällen und im Zweifelsfall ist die Einholung von Rechtsrat zu empfehlen, bevor sich der Arbeitgeber dem Risiko strafrechtlicher Konsequenzen sowie erheblicher Reputationsschäden aussetzt.